オフィスの引っ越しは、通常業務を停止、または制限しつつ、スムーズにオフィス機能を移転しなければならないという、スピードと正確さが求められる非常に大変な作業です。
そんな引っ越し作業を効率よく確実に進めたい方は、専門業者を利用されることをおすすめいたします。
本記事では、オフィス移転を検討されている企業に向けて、移転計画の一助となるよう、オフィスの引っ越しに専門業者を使うメリットとデメリットをご紹介いたします。
オフィスの引っ越しに専門業者を使うメリット
オフィスの移転は、引っ越し期間中に通常業務を止めたり、制限する必要があるなど、企業にとって大きな負担となるイベントです。会社への負担をなるべく減らしたい、という企業は、引っ越しに専門業者を利用されることをおすすめします。
この章では、オフィスの引っ越しに専門業者を使うメリットにはどのようなものがあるかを解説していきます。
メリット①時間＆労力の節約になる
オフィスの移転作業は多岐にわたり、とてつもない時間と労力が必要となります。そのため、オフィスの移転作業に必要以上に人員を割くと、従業員が業務から離れてしまい、生産性が低下するおそれがあります。
オフィスの移転を専門業者に依頼すれば、梱包、運搬、設置など、煩雑な作業をすべて代行してもらえます。結果、従業員は本業に集中することができ、業務中断を最小限に抑えることが可能です。
また、専門業者は長年の経験とノウハウを活かして、作業を効率的に進めるため、オフィス機能の移転にかかる時間も短縮することができます。
メリット②コスト削減
オフィスの移転に専門業者を使うと、コストが発生します。
が、また、専門業者は、長年の経験から、より効率的な移転方法を提案してくれるため、オフィス移転に伴う通常業務への影響を最小限に抑えることができ、結果的にコスト削減につながるケースも少なくありません。
さらに、専門業者は、万が一のトラブルに備えて保険に加入している場合もあり、不測の事態が発生した場合の費用負担を軽減することもできます。
メリット③質の高いサービスを受けられる
専門業者は、オフィス移転に関する専門的な知識と経験を豊富に持っています。
そのため、安全かつ確実な作業を行うことができ、オフィス家具や機器の破損を防ぎつつ、効率的にオフィス機能を移転してくれます。
また、専門業者は、オフィスレイアウトについての知識も豊富なので、オフィス機能を最大化するためのレイアウトについてアドバイスをしてくれることもあります。
専門業者の知見に基づいた的確なアドバイスによって、新しいオフィスでより効率的な業務ができるレイアウトを考案できる可能性が高まります。
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オフィスの引っ越しに専門業者を使うデメリット
先の章では、オフィスの移転に専門業者を使うメリットについて解説しました。
今章では、反対に、オフィスの引っ越しに専門業者を使うことで発生するデメリットについても見ていきましょう。
デメリット①コスト
専門業者に依頼する最大のデメリットが、コストです。
オフィスの移転規模や、依頼する作業内容によって費用が大きく変動するため、事前に複数の業者から見積もりを取り、費用対効果をしっかりと比較検討することが重要です。
また、一見安価に見える業者も、作業によっては追加費用が発生したり、サービスの質が低い場合があるため、注意が必要です。
デメリット②業者選びが難しい
オフィス移転の業者は、会社によって料金やサービスの質に雲泥の差があります。
非常に多くの業者の中から良い業者を選ぶのは骨が折れる作業です。どの業者に依頼すべきか決めかねている、という方も多いことでしょう。
業者を選ぶ際は、実績や評判、サービス内容などを慎重に比較検討し、自社のニーズに合った業者を選択することが大切です。インターネットで検索したり、知人に紹介してもらったりするのも良いですが、複数の業者から見積もりを取り、実際に担当者と面談をすることで、より詳しく業者のことを知ることができます。
また、業種によっては、より専門性の高い引っ越し業者に依頼しなければならないケースもあります。例えば、精密機器の搬送が必要な場合は、その分野に強い業者を選ぶ必要があります。
そのほか、契約内容についてもしっかり事前に把握しておく必要があります。契約書には、作業内容、費用、スケジュール、責任範囲などが詳細に記載されています。契約書の内容をしっかりと確認し、不明な点は必ず質問するようにしましょう。特に、追加費用が発生する可能性がある項目については、事前に確認しておくことが重要です。
本記事で解説したように、専門業者を使うことには、時間と労力の節約できたり、効率的な移転でコストを削減できるといったメリットがあります。
一方で、それなりにコストが発生することや、適切な業者選びに時間と手間がかかるといったデメリットも存在します。これらを総合的に判断し、自社の状況に合わせて決定することが重要です。
専門業者への依頼を検討する際は、複数の業者から見積もりを取得し、サービス内容や料金体系を丁寧に比較検討することをお勧めします。また、契約内容をしっかりと確認し、追加費用が発生する可能性がある項目についても事前に把握しておくことが大切です。
いかがでしたでしょうか？
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