オフィス移転は一大プロジェクトです。業務を継続しながらの移転作業は多くの問題を伴います。実際、スケジュールの遅れや予算超過、従業員のストレスなど、様々なトラブルが発生するケースが少なくありません。
しかし、適切な準備と計画があれば、オフィス移転に伴うリスクを最小限に抑えることが可能です。
本記事では、オフィス移転でよくあるトラブルとその対策について、実践的なアドバイスをご紹介します。これから移転を計画している企業の皆様の参考となれば幸いです。
- オフィス移転でありがちなトラブル①スケジュール遅延
- オフィス移転でありがちなトラブル②予算オーバー
- オフィス移転でありがちなトラブル③従業員のストレスになる
■ オフィス移転をスムーズに進めるには？失敗しないための対策
- オフィス移転をスムーズに進めるために①綿密な計画を立てる
- オフィス移転をスムーズに進めるために②移転先の準備
- オフィス移転をスムーズに進めるために③質の良い業者を選ぶ
- オフィス移転をスムーズに進めるために④トラブルへの準備
オフィス移転でありがちなトラブル
オフィス移転は、企業にとって大きなイベントです。
オフィスの移転をスムーズに進められれば、移転後すぐに業務を再開でき、営業損失を限りなく少なくできます。
しかし反対に、計画が不十分だったり、予期せぬ事態が起こるなどのトラブルに見舞われると、会社の業績に大きな影響が出ることもあります。
ここでは、オフィス移転でよくあるトラブル事例とその原因を具体的に解説します。
オフィス移転でありがちなトラブル① スケジュール遅延
移転作業の工程表が詳細に作成されていない、または、各工程間の連携が考慮されていないことが原因で、オフィス移転のスケジュールが遅延してしまうことがあります。
スケジュール遅延の主な原因は、移転業者との連携が不十分で作業開始が遅れる、建物側の工事遅延、搬出・搬入時のトラブル、ITシステムの移行トラブルなど、事前に予測できるものとそうでないものとがあります。
スケジュール遅延が発生すると、新オフィスでの業務開始が遅れ、生産性が低下する、倉庫賃料や人件費などの追加費用が発生する、スケジュール遅延による業務への影響や、新たなオフィスでの環境整備が遅れることで、従業員の不満が募るなど、営業に支障が出てしまう事も珍しくありません。
オフィス移転でありがちなトラブル② 予算オーバー
オフィスの移転では、当初予定していたよりも多くの費用がかかってしまい、予算をオーバーしてしまうトラブルもよく発生します。
予算がオーバーしてしまう原因には、
① 初期の見積もり段階で、追加費用が発生する可能性を考慮していない。
② 設計変更や追加工事により、費用が膨らむ。
③ ITシステムの移行や、新しいシステムの導入に想定以上の費用がかかる。
などがあります。
オフィス移転の予算がオーバーしてしまうと、他の事業への投資が制限されるなど、予算超過を理由に経営層との関係が悪化したり、他に回せるお金が減り、必要な設備やサービスを導入できず、プロジェクトの成功率が低下してしまうなどのデメリットがあります。
オフィス移転でありがちなトラブル③ 従業員のストレスになる
オフィス移転の際は、計画の段階から、従業員とも密にコミュニケーションをとりつつ進める必要があります。
移転計画やスケジュールに関する情報が従業員に十分に共有されていないと、二度手間三度手間が増え、スタッフが必要以上に振り回されることになり、無駄なストレスや軋轢を生んでしまいます。
また、新オフィスのレイアウト、照明、空調なども、従業員の意見を取り入れつつ計画することが大切です。
従業員の意向を無視して計画を進めてしまうと、新しいオフィスの環境に不満を感じるスタッフが増え、従業員の不満が募り離職率が上昇する、従業員のモチベーションが低下し、生産性が低下する、従業員の不満が社外に漏れ、企業イメージが悪化する、などの悪い影響が起こる恐れがあります。
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オフィス移転をスムーズに進めるには？失敗しないための対策
オフィスの移転は、業務を継続しながら進めなければならない、責任の大きなプロジェクトです。
そのため、しっかりした準備と計画なしでは、予算超過や業務停滞などの問題が発生する可能性があります。
この章では、オフィス移転をスムーズに進めるためのポイントを詳しく解説します。
オフィス移転をスムーズに進めるために①綿密な計画を立てる
まずは、計画段階での対策から見ていきましょう。
計画立案 :
移転計画は、移転の6ヶ月〜1年前から準備を始めることをお勧めします。
最初に取り組むべきは、プロジェクトチームの結成です。特に大きな会社の場合は、総務、IT、各部門の代表者を含めたチーム編成が重要で、責任者と役割分担を明確にし、定期的な進捗確認会議を設定するなど、入念に進める必要があります。
予算策定 :
また、同時に予算計画も策定します。
賃料、内装工事、什器備品、引越し費用など、項目ごとの詳細な見積もりを作成し、予備費として総予算の10-15%程度を確保することをお勧めします。
移転先のオフィス探し :
移転先のオフィスに求める要件を洗い出しておくことも、大変重要な仕事です。
必要な床面積、立地条件、設備要件などを明確化し、将来の人員増加も考慮した余裕のあるスペース設計が求められます。この段階で新オフィスに必要な要件を明確にしておくことで、物件選定がスムーズになります。
オフィス移転をスムーズに進めるために②移転先の準備
オフィス移転は、移転の3ヶ月程度前から具体的な実務作業に入ります。内装工事とレイアウト :
まずは、移転先の物件の内装工事とレイアウトの決定が主要なタスクとなります。
執務スペース、会議室、リフレッシュスペースなどの配置を決定し、電源、ネットワーク配線、空調設備などの工事計画を立案します。
また、それと並行してITインフラの移行計画も進めます。サーバーやネットワーク機器の移設計画、データバックアップと通信回線の切り替えスケジュールを作成することが必要です。
什器の準備・整理 :
什器備品に関しては、既存品の移設か新規購入かの判断を行います。この際、エルゴノミクス（オフィスで働く人の使いやすさ）を考慮した快適な職場環境の整備を心がけましょう。古くなった備品の更新は、移転を機に検討する良い機会となります。
オフィス移転をスムーズに進めるために③ 質の良い業者を選ぶ
オフィス移転において、業者選びは特に重要な要素です。
見積もり比較の際は、単純な価格だけでなく、作業内容の詳細までしっかりと確認します。また、保険の適用範囲や補償内容も必ずチェックしましょう。
業者を選ぶ際は、同規模のオフィス移転経験があるか、トラブル発生時の対応能力はどうかなど、実績があるかどうかがとても重要な要素となります。
また、担当者の対応の丁寧さや質問への正確な回答があるか、といったコミュニケーション能力も重要な選定基準となります。
オフィス移転をスムーズに進めるために④トラブルへの準備
オフィス移転にはトラブルがつきものです。
トラブルは必ず発生するものと考え、被害を最小限に抑えるための準備・対策をしておきましょう。
スケジュール遅延対策 :
スケジュールの遅延に対しては、クリティカルパス（最も時間がかかりそうな作業）を特定し、あらかじめ余裕を持った工程を設計しておきます。天候不良などを考慮した予備日も設定しておくと安心です。
予算設計は臨機応変に :
予算超過を防ぐため、見積もりの精度を高め、予備費を確保するとともに、定期的な予算管理と早期の修正を徹底します。
実務への影響を抑える :
業務停滞を最小限に抑えるには、部門ごとの移転優先順位を設定しておきます。
また、オフィス移転期間中の重要業務の継続計画も、念入りに策定することが大切です。
オフィス移転をスムーズに行い、通常営業への影響を限りなく小さくするには、十分な準備期間を確保し、詳細な計画を立てることが非常に大切です。また、従業員への適切な情報共有と、予期せぬ事態への備えも重要です。本記事で紹介した対策を参考に、スムーズな移転を実現してください。
移転後も、従業員からのフィードバックを収集し、必要に応じて改善を行うことで、より快適なオフィス環境を作り上げることができます。レイアウトの微調整や、追加の備品購入など、運用しながら最適化を図っていくことをお勧めします。
いかがでしたでしょうか？
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