オフィスビルや商業施設、タワーマンションなどの大規模施設の清掃は、範囲が広大かつ作業も多岐にわたるため、綿密に練った作業計画を正確に実行することが求められます。
効率的で質の高い清掃メンテナンスは、施設の利用者およびそこで働く人の快適性を高め、顧客満足度の上昇や仕事のパフォーマンスを向上させる効果が期待でき、今日の競争力あるビジネス環境において必須と言えるほど重要になっています。
今回の記事では、快適な住環境の提供に日々関わっているKIREI produceが、大規模施設における清掃メンテナンスの効率化、最適化について、実践的かつ科学的なアプローチを詳しく解説します。
さらに、信頼できる清掃業者を選定する際の重要なポイントまで踏み込んで解説することで、施設管理者の皆様に作業効率化のヒントとなる具体的な情報を提供いたします。
大規模施設の清掃メンテナンスをより効率化させる方法
大規模施設における清掃メンテナンスはただの清掃作業ではありません。施設の価値と運営効率を大きく左右する重要な業務です。限られたリソースで最大限の効果を上げるためには、戦略的なアプローチが不可欠となります。
より効率的な清掃メンテナンス計画を立てるにはどうすれば良いでしょうか？この章では、大規模施設の清掃メンテナンスを効率化させる方法について詳しく解説していきます。
データに基づいた科学的なメンテナンス計画
効率的な清掃メンテナンスの第一歩は、正確なデータ収集から始まります。
IoTセンサーや清掃管理アプリを活用し、以下の情報を継続的に収集し、分析しましょう。
①エリアごとの利用頻度
同じ施設内でも、汚れ方にはムラがあります。そして、汚れやすさは各エリアの利用頻度によって大きく変わります。
利用人数を詳しく集計することで、汚れやすいエリアと汚れにくいエリアを見分けることが可能になります。
②汚れの発生パターン
「週末など、利用者が増える時は汚れやすくなる」
「仕事帰りなどの通行する人が増える時間帯は床に汚れが付きやすくなる」
「梅雨の時期など湿度が多い時期は床が汚れやすくなったり、ワックスなどが乾きにくくなる」
上記のように、汚れには発生のパターンがあります。
これらのパターンをデータ化し、収集しておくことで、汚れやすい時期・時間帯を狙ってリソースを集中させるなどの清掃業務の効率化を図ることができます。
③清掃に要する時間と人員
各エリアの清掃にどれくらいの時間と人員が必要だったかのデータを取っておくことで、今よりも人員と時間がより必要そうな場所、および現在ほど人員が必要ない場所、などがわかるようになります。
これらのデータを元に人員を適切に配置し直し、各エリアに最適な清掃頻度と方法を設計することで、清掃業務の無駄を排除し、効率を大幅に向上させることができます。
人材育成と効率的なワークフロー設計
清掃メンテナンスを効率化するには、データの収集と清掃計画の再構築と並行して、人材の能力開発も行うことが重要です。
①定期的なスキルトレーニング
清掃業務のやり方を見直したり、清掃員の技術を定期的にチェックし改良のアドバイスなどを加えていくことで、作業の無駄を省き、メンテナンスを効率化することができます。
②標準作業手順（SOP）の確立
SOPとは「Standard Operating Procedures」の略であり、商品やサービスの標準的な手順を記したマニュアルを指します。SOPを設定しておくことで、作業員の認識を統一させ、作業品質を均一化することができます。
③チームコミュニケーションの改善
大規模施設の清掃の場合、複数人数でチームを組んで作業をすることがほとんどです。
気が合わない人や作業についての考え方が違う人同士を同じチームにしてしまうと、チームワークがうまく働かず、全体の作業効率が下がってしまう恐れがあります。
チームを編成する際は、相性の良いメンバー同士で組むように心がけ、同時に、組織全体のコミュニケーションがよくなるよう日頃から配慮することが大切です。
継続的な改善とPDCAサイクル
効率化は一度で終わるものではありません。定期的な評価と改善が鍵となります。
①月次・年次の performance レビュー
作業については、定期的に効果測定を行い、改善点を見つけて改良を加えていくことが大切です。月ごと、年次ごとに定例で効果測定を実施しましょう。
②KPI（重要業績評価指標）の設定と分析
KPIとはKey Performance Indicatorの略で、重要業績評価指標や重要達成度指標と訳されます。各プロジェクトの最終目標までの達成度が現段階でどの程度なのかを表すもので、KPIの設定と分析をすることで、今後のプロジェクトの指針をより明確にすることができます。
③フィードバックループの確立
フィードバックとは、対象の人の行動や仕事に対して、指摘や意見を行うことです。
清掃業務においては、清掃作業員の作業を分析し、必要な改善点などを指摘・指導することを指します。
フィードバックループとは、フィードバックを行う→業務を改善する→改善された業務を分析し新たなフィードバックを行う、というフィードバックの循環を表す言葉です。フィードバックループが確立されると、業務がよりハイスピードで効率化されやすくなります。
そんな方は、ぜひこの機会にKIREI produceへご相談ください。KIREI produceのビルメンテナンスは、専門知識と豊富な経験を持つサービスマンが懇切丁寧に作業いたします。また、徹底したヒアリングと綿密なご報告で、お客様にとって最適なサービスを常にご提供することを心がけています。
大規模施設の清掃業者を選ぶ際に参考にしたいこと
「清掃業者を入れているけど、クオリティがイマイチで困っている」
「こちらの意図が清掃業者に正しく伝わらない」
「今の業者、最初はよかったけど、回を経るごとに清掃の質が落ちている」
ショッピングモールやタワーマンションなどの超大型の施設の清掃では、作業を担当する業者に的確な段取りと正確な腕前が求められます。
しかしながら、大規模施設管理士の多くの方は、冒頭に書いたようなお悩みを抱えていらっしゃると思います。
おまけに清掃会社は星の数ほどあるので、その中から悪い業者を排除し、質のいい業者を見つけるのは、とても大変かつ骨の折れることです。
この章では、そんな悩める施設管理士の皆様に向けて、清掃業者を選ぶ際に参考にしたいことをご紹介していきたいと思います。
専門性と実績の確認
信頼できる清掃業者を選ぶ上で最も重要となるポイントは、その会社の専門性と過去の実績です。
①類似規模・業種の施設での清掃実績
②業界における評価や、各意識調査、ランキングなどの受賞歴
③具体的な導入事例とその成果、写真付きの施工例など
④専門資格を持つスタッフの在籍状況
ホームページなどに、こうした情報がしっかりと掲載されている清掃業者は、ある程度クオリティが担保されていると考えられます。
また、当事者の情報だけでなく、口コミサイトなどで第三者のレビューを調べることも大切です。
コンプライアンスと法令順守の確認
清掃業務には様々な法的要件や衛生基準が存在します。
①労働安全衛生法の遵守状況
②感染症対策に関する最新ガイドラインへの対応
③環境関連法規の順守
④各種保険の加入状況
⑤従業員の健康管理体制
法令やガイドラインは、結構頻繁に更新されているものです。
業者を探す際は、その会社がこの辺りにしっかりとアンテナを張り、法令に則ってサービス規則を適宜更新しているかどうかを確認しましょう。
最新テクノロジーの導入具合
現代の清掃業務には高度な技術と品質管理が求められます。
①最新清掃機器の保有状況
②クリーニング技術の最新トレンド
③デジタル管理システムの導入
④品質管理プロセスの透明性
⑤クレーム対応システムや専門部署の有無
IT技術が発達した今、全ての産業で新たなテクノロジーが駆使されています。
こうした世の中の潮流を敏感に察知し、運営に取り込んでいる会社は、業務の効率化と品質が併存しており、また万が一の場合のフォローも手厚い可能性が高いです。
コストパフォーマンスの総合的な評価
複数の業者を比較検討する際は、単純な価格比較だけではなく、付加価値を含めて総合的に評価することが重要です。
①初期費用と継続的なメンテナンス費用の両方から計算する
②サービスの範囲と柔軟性（オプションサービスの確認など）
③緊急時の対応能力（損害賠償保険の加入状況など）
④長期契約によってどの程度価格が変わってくるか
業者の比較は、上記のような指標を元に検証を行いましょう。
コミュニケーションと報告体制
業者に効率よく質の高い清掃作業をしてもらうには、また、こちらの要望をしっかりと聞いてもらうためには、報告連絡相談が手軽にできるシステムの構築など、業者と密なコミュニケーションが取れる体制を作っていくことも重要になります。
①定期報告の仕組み
②リアルタイム情報共有システム
③サービスをカスタマイズすることは可能か
業者に作業の見積もりを出す際に、上記のようなシステムがその社に存在するかどうかを確認するようにしましょう。
今回の記事ではまず、大規模施設の清掃には、多くの人員と時間が必要であり、作業を効率化するにはさまざまな点に配慮し、綿密な計画を立てる必要があることを解説させていただきました。
・清掃に関するデータを取り、分析をして清掃スケジュールを組み立てる
・高いパフォーマンスを発揮してくれる人材を育成する
・業務は定期的に効果測定を行い、ブラッシュアップしてさらに効率化していく
続いて、清掃作業をアウトソーシングする場合は、質の良い業者を見つけることが何よりも重要であることを解説させていただきました。
・専門性と実績がある業者を探す
・法令を正しく遵守しているかどうかを確認する
・最新テクノロジーで的確な効率化を実施しているか調べる
・コストパフォーマンスは、短期&長期の双方から検討する
・業者と円滑なコミュニケーションを取れる体制を構築する
大規模施設の清掃スケジュールは非常に大掛かりかつ、複雑になりやすいもの。
その中で業務を効率化するには、綿密な計画と準備が必要になります。
最後までお読みいただきありがとうございました。
これからもKIREI produceでは、住環境をちょっと豊かにするライフハックを継続的に発信いたします。次回の記事もどうぞお楽しみに！
一つ上の定期清掃を
KIREI produceの清掃サービスは、単なる定期清掃ではありません。最適なサービスを常に提供できるよう、お客様としっかりコミュニケーションをとらせていただき、業務の効率化・最適化を図ります。「清掃のたびにクオリティが下がっていく」という“定期清掃の宿命”を打破したい。そんな想いから生まれたKIREI produceのビルメンテサービスをぜひご利用ください。
